Depuis le 1er janvier 2009, tout employeur doit rembourser une partie des frais de transports collectifs de ses salariés. Par ailleurs, il peut prendre en charge une partie de leur frais de carburant. Une circulaire précise les modalités de mise en œuvre de ce nouveau dispositif et le régime social applicable.
La loi de financement de la sécurité sociale pour 2009 et le décret d’application (D. n° 2008-1501, 30 déc. 2008 : JO, 31 déc.) modifient le chapitre du code du travail relatif aux frais de transport afin d'étendre à toutes les régions le dispositif de remboursement des frais de transport en commun, déjà en place en région parisienne, tout en encourageant l'utilisation des modes de transport les plus respectueux de l'environnement.
Elle introduit également des modalités spécifiques de prise en charge des frais de carburant pour certains salariés.
Le non-respect de ces dispositions est passible de l'amende pour contravention de 4e classe (soit 750 € pour une personne 3 750 € pour une personne morale).
Remarque : depuis le 1er avril 2009, le bulletin de paie doit indiquer le montant de la prise en charge des frais de transport publics ou des frais de transports personnels. Le fait de méconnaître cette disposition est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la troisième classe.
Une circulaire du 28 janvier 2009 de la direction de la Sécurité sociale commente ces mesures.
A/Une prise en charge obligatoire des frais de transports publics
¤ Le principe
Tout employeur situé sur le territoire français est tenu de prendre en charge 50 % du prix des titres d'abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, lorsque ces déplacements sont accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélo.
Rien ne s'oppose à ce que l'employeur prenne en charge une fraction du coût de l'abonnement supérieur à la fraction légale, voire la totalité de ce coût. Cette règle s'applique pour tous les salariés y compris les salariés à temps partiel.
¤ Le montant de la prise en charge
La prise en charge par l'employeur des titres d'abonnement, couvre l'intégralité du trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail effectué en transports collectifs. Si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet, l'employeur prend en charge 50 % de ces différents titres d'abonnements (par exemple, un abonnement hebdomadaire de la SNCF complété par un abonnement de bus urbains).
Cette prise en charge est effectuée sur la base des tarifs de deuxième classe des transports en commun. Cette base de remboursement s'applique, y compris pour le salarié qui souscrit un abonnement en première classe.
Si plusieurs trajets sont possibles, l'employeur n'est tenu de prendre en charge que les titres de transport permettant de réaliser, dans le temps le plus court, les déplacements entre la résidence habituelle et le lieu de travail du salarié.
Le ministère précise qu'en Ile-de-France, lorsque le lieu de travail et la résidence habituelle d'un salarié sont tous deux situés en banlieue, il peut être plus rapide de passer par Paris, et donc de souscrire un abonnement comprenant une zone supplémentaire, que de réaliser le trajet de banlieue à banlieue. La prise en charge doit alors se faire sur la base de l'abonnement souscrit.
Lorsque l'abonnement souscrit excède pour des motifs de commodité personnelle, l'abonnement strictement nécessaire pour réaliser les déplacements entre la résidence habituelle et le lieu de travail, la prise en charge se fera sur la base de l'abonnement strictement nécessaire à ces trajets.
¤ Non-cumul
L'employeur peut refuser la prise en charge des frais de transport publics lorsque :
- le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son ou ses lieux de travail d'un montant supérieur ou égal à la prise en charge légale ;
- le salarié n'engage pas de frais pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son lieu de travail, notamment quand l'employeur organise lui-même le transport de ses salariés.
Dans l'hypothèse où une prise en charge financière existe mais que son montant est inférieur au dispositif légal, l'employeur devra la compléter à hauteur des 50 % du coût des frais engagés ou mettre en œuvre le nouveau dispositif légal.
¤ Les conséquences en matière de sécurité sociale
La prise en charge obligatoire des frais de transports publics et des frais d'abonnement aux services publics de location de vélos n'entre pas dans l'assiette des cotisations et contributions sociales.
Lorsque l'employeur va au-delà de l'obligation légale de prise en charge (50 %), la prise en charge facultative reste exonérée dans la limite des frais réellement engagés, et dans les conditions prévues au 3.4.1 de la circulaire DSS/SDFSS/5B/2003/07 du 7 janvier 2003 relative aux frais professionnels.
Remarque : aux termes de la circulaire précitée, la prise en charge du trajet domicile-lieu de travail dans la limite des frais réellement engagés est exonérée lorsque le salarié travaille dans une région différente de celle ou il réside en raison de contraintes liées à l'emploi ou à la famille. Si l'éloignement du domicile relève de la convenance personnelle, la prise en charge du trajet au-delà de l'obligation légale (50 %) n'est pas exonérée de cotisations et contributions sociales.
Pour que la prise en charge obligatoire des frais de transports publics n'entre pas dans l'assiette des cotisations et contributions sociales, une copie de l'abonnement souscrit par le salarié aux transports en commun ou aux services publics de location de vélos devra être fournie à l'employeur.
B/Une prise en charge facultative des frais de transports personnels
¤ Les possibilités offertes à l'employeur
De manière facultative, l'employeur peut prendre en charge, tout ou partie des frais de carburant engagés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail par ceux de ses salariés :
- dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est située en dehors de la région d'Ile-de-France et d'un périmètre de transports urbains défini par l'article 27 de la loi no 82-1153 du 30 décembre 1982 d'orientation des transports intérieurs ;
- ou, pour lesquels l'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d'horaires de travail particuliers ne permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport.
Dans les mêmes conditions, l'employeur peut prendre en charge les frais exposés pour l'alimentation de véhicules électriques.
Si l'employeur opte pour (ou maintient) une prise en charge plus large que le présent dispositif (par exemple, la prise en charge des coûts des frais de transport personnel de salariés dont la résidence est située dans un périmètre de transports urbains), le régime des indemnités de frais professionnels s'applique lorsque le salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel et que la prise en charge des indemnités de transport couvre l'intégralité des frais. Sont concernés les salariés qui ne peuvent utiliser les transports en commun, soit parce que le trajet domicile- lieu de travail n'est pas desservi ou l'est dans des conditions incommodes pour le salarié, soit en raison de conditions d'horaires particuliers de travail.
En outre, lorsque la résidence est éloignée du lieu de travail, la déduction des frais d'utilisation du véhicule personnel est admise dès lors que cet éloignement ne résulte pas de convenance personnelle. Cette contrainte peut résulter de circonstances liées :
- soit à l'emploi (difficulté de trouver un emploi, précarité ou mobilité de l'emploi, mutation suite à promotion, déménagement de l'entreprise, multi-emploi…) ;
- soit à des contraintes familiales (prise en compte du lieu d'activité du conjoint, concubin ou de la personne liée au salarié par un PACS, état de santé du salarié ou d'un membre de sa famille, scolarité des enfants…).
Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour convenance personnelle, la prise en charge des indemnités de transport ne peut être exonérée qu'à concurrence du tarif du transport en commun le plus économique.
¤ Les conséquences en matière de sécurité sociale
Les sommes versées par l'employeur à ses salariés au titre de la prise en charge des frais de carburant sont exonérées de toute cotisation d'origine légale ou d'origine conventionnelle rendue obligatoire par la loi, dans la limite de 200 € par an.
Remarque : les cotisations et contributions visées, pour les employeurs du secteur privé, sont les cotisations (parts patronale et salariale) de sécurité sociale, la CSG et la CRDS, les cotisations (parts patronale et salariale) aux régimes de retraite complémentaire AGIRC-ARRCO, y compris AGFF et APEC, les cotisations (parts patronale et salariale) aux régimes d'assurance chômage, y compris AGS, la contribution solidarité autonomie, le versement transport, la cotisation et la contribution dues au FNAL, la taxe d'apprentissage, la participation des employeurs à la formation professionnelle continue et la participation des employeurs à l'effort de construction.
Lorsque l'employeur verse une prime transport, il doit conserver dans sa comptabilité une photocopie de la carte grise du véhicule du salarié.
Le bénéfice de la prime transport ne peut pas être cumulé avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels pour les professions, prévues à l'article 5 de l'annexe IV du code général des impôts dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000, qui en bénéficient.
La prime transport peut se cumuler avec l'exclusion d'assiette de la prise en charge des indemnités kilométriques telle qu'issue de la circulaire du 7 janvier 2003 relative aux frais professionnels.
Remarque : selon la circulaire du 7 janvier 2003, lorsque le salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel pour effectuer le trajet domicile-lieu de travail, en raison de difficultés d'horaires ou de l'inexistence de transports en commun, l'employeur peut soit lui rembourser les frais réellement exposés, soit lui verser une indemnité kilométrique afin de le rembourser de ses frais. Si cette indemnité n'excède pas les limites des barèmes kilométriques annuellement publiés par l'administration fiscale, l'employeur peut la déduire de l'assiette des cotisations sociales sans qu'il lui soit nécessaire de produire des justificatifs.
Cependant, le montant total exclu de l'assiette des cotisations et contributions sociales, issu à la fois du versement de la prime transport et de la prise en charge par l'employeur des indemnités kilométriques, ne peut pas excéder le montant total des frais réellement engagés par le salarié pour effectuer ses trajets entre sa résidence habituelle et son lieu de travail. En cas de cumul du bénéfice, pour un même salarié, de l'exclusion d'assiette liée à la prime transport et aux indemnités kilométriques, l'employeur doit donc être en mesure de produire, lors d'un contrôle, la preuve que les sommes versées exclues de l'assiette correspondent aux frais réellement engagés.
Exemple : un salarié engage 350 € par an de frais de carburant. Il répond aux conditions d'éligibilité de la prime transport et du versement des indemnités kilométriques. Cet employeur pourra également choisir de lui verser 350 € exclus de l'assiette des cotisations et contributions sociales au titre du remboursement des seules indemnités kilométriques.
Que l'employeur opte pour un versement unique de 350 € au titre du remboursement des seules indemnités kilométriques ou pour un versement d'une prime transport de 200 € et d'un remboursement des indemnités kilométriques de 150 €, il devra produire des justificatifs de kilométrage pour 350 €.
FRAIS DE TRANSPORT DOMICILE-LIEU DE TRAVAIL
Le bulletin de paie devant indiquer le montant de la prise en charge des frais de transports publics ou des frais de transports personnels, il conviendra de compléter les renseignements suivants :
¤ Liste des salariés utilisant les transports publics
Joindre les titres d’abonnements. (Carte grise, kilométrage, frais réels).
¤ Liste des salariés pour lesquels vous versez des frais de transports personnels
Joindre les justificatifs
Pour tous renseignements complémentaires,
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