Nous attirons votre attention sur l’obligation qui vous est faite de mentionner sur les documents émanant de la société et diffusés dans le public (lettres, bons de commande, factures…), les renseignements suivants :
Dénomination de la société
Forme et capital social
Siège social
N° RCS
En droit des sociétés, seules ces indications sont obligatoires et vous pouvez les compléter par tous renseignements que vous jugerez utiles. En revanche, les règles du droit économique prévoient très précisément toutes les mentions qui doivent figurer sur :
¤ les factures,
¤ les conditions générales de vente, qui doivent pouvoir être communiquées sur simple demande émanant de tout acheteur ou demandeur de prestations de services pour une activité professionnelle.
Vous devez délivrer une facture chaque fois que vous vendez un produit ou une prestation de services à un client, professionnel comme vous. Une facture qui doit obligatoirement comporter un certain nombre de renseignements. Tout professionnel, qu'il exerce en société ou en entreprise individuelle, doit facturer – obligatoirement en français et en euros – les prestations qu'il exécute et les ventes qu'il réalise. À défaut, il s'expose à des sanctions, pénales notamment. Mais ce qu'ignorent trop de dirigeants, c'est qu'ils encourent aussi des sanctions lorsqu'ils délivrent des factures qui ne sont pas conformes aux exigences légales. Et des exigences, il n'en manque pas dans notre législation !
Important : Toute infraction aux règles de la facturation ou des conditions générales de vente est punissable d’une amende allant de 15.000 € à 375.000 €, pouvant dans certains cas être portée jusqu’à 250 % de la somme facturée ou qui aurait dû être facturée. Les personnes morales risquent en outre une exclusion des marchés publics pendant cinq ans.
C'est pourquoi nous vous proposons de faire le point des mentions qui doivent obligatoirement figurer sur vos factures. Un point qui ne doit pas vous laisser penser que seules les mentions obligatoires doivent et peuvent figurer sur vos factures.
1- Identification de l'entreprise
Le nom, l'adresse, le numéro SIREN et la mention registre du commerce et des sociétés de votre entreprise, suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée, doivent être précisés. Si vous exercez votre activité en société, n'oubliez pas d'en mentionner la forme juridique et le montant du capital. Et si vous êtes adhérent d'un centre de gestion agréé (CGA) ou d'une association agréée, vous devez préciser qu'en cette qualité vous acceptez les règlements par chèque.
2- Nom et adresse du client
3- Numéros d'identification à la TVA
Vous devez toujours préciser votre numéro d'identification à la TVA. Et en cas d'échange intracommunautaire, vous devez en plus mentionner le numéro d'identification de votre client, complété par la mention « exonération de TVA, article 262 ter i du code général des impôts ».
En pratique : les entreprises françaises disposent d'un numéro d'identification spécifique à leurs opérations intracommunautaires. Ce numéro se décompose de la façon suivante : FR (pour France) + 2 chiffres (clé informatique) + numéro SIREN de l'entreprise.
4- Date de la facture
Vous devez facturer dès que la vente est réalisée ou la prestation de services exécutée.
À noter : toutefois, il peut vous manquer un élément indispensable à la facturation, le prix, lorsqu'il dépend d'une cotation ultérieure notamment. Dans ce cas, l'administration fiscale admet un léger différé de facturation.
5- Numéro de la facture
6- Dénomination et quantité des produits et services
La dénomination doit permettre d'identifier de manière précise le produit ou la prestation. La quantité doit être exprimée en unités de produits, poids, volume ou taux horaire selon les usages de votre profession ou de votre entreprise.
7- Prix et TVA applicables
Vous devez préciser à la fois :
¤ le prix unitaire hors taxes de chaque produit
¤ le taux de TVA par produit
¤ le total hors taxes des produits soumis au même taux de TVA si différents taux sont applicables
¤ le total de la TVA par taux si différents taux sont applicables
¤ le montant total du prix hors taxes, de la TVA et du prix TTC
Attention : si vous bénéficiez d'une dispense de TVA, vous devez préciser en vertu de quelle disposition vous êtes dispensé de facturer de la TVA.
8- Rabais, remises et ristournes accordés
Vous devez mentionner toutes les réductions de prix acquises à la date de la vente ou de la prestation de services et qui sont directement liées à cette opération. Elles doivent être indiquées pour chaque produit concerné, sauf s'il s'agit d'une remise globale.
9- Date de règlement et pénalités de retard
Vous devez préciser le jour, le mois et l'année auxquels le paiement doit intervenir, ainsi que le taux des pénalités de retard exigibles à compter du jour suivant la date de règlement.
Précisions : Les dispositions prévues par la loi 2008-776 du 4 août 2008 dite loi « LME » applicables pour les contrats conclus à compter du 1er janvier 2009, dispositions destinées à réduire les délais de paiement entre les sociétés françaises, ont définies les délais maximum autorisés :
¤ règlement à quarante cinq jours fin de mois
¤ règlement à soixante jours nets à compter de la date d’émission de la facture
10- Conditions d'escompte
Les conditions d'escompte éventuellement applicables en cas de paiement anticipé doivent obligatoirement figurer sur la facture.
Important : si vous n'accordez pas d'escompte, quelle que soit la date de règlement, vous devez en avertir le client dans la facture par une formule du type : « pas d'escompte en cas de paiement anticipé. »
Quelques précisions sur les conditions générales de ventes
La rédaction de vos conditions générales de vente doit être l’occasion de prévoir des clauses protégeant vos intérêts comme notamment :
¤ en limitant vos risques d’impayés et donc de contentieux,
¤ en diminuant votre obligation de réparation en cas de « mauvaise exécution » de votre prestation,
¤ en vous permettant de faire juger vos contentieux par les tribunaux du ressort de votre siège social,
- etc…
Important : N'hésitez pas à rappeler la clause de réserve de propriété
D'autres précisions peuvent y trouver leur place. Ainsi peut-il être opportun d'y reproduire les principales clauses de vos conditions générales de vente, notamment l'éventuelle réserve de propriété dont vous vous êtes doté vis-à-vis de vos clients qui ne vous règlent pas comptant. Cette clause vous permet de rester propriétaire des biens que vous vendez jusqu'au paiement intégral du prix par l'acheteur, et donc d'en revendiquer la propriété en cas de dépôt de bilan de ce dernier. Une clause qui doit toutefois avant tout figurer sur le contrat ou le bon de commande signé par votre acheteur.
Précisions : L’efficacité de ces clauses est toutefois liée à l’homogénéité ainsi qu’à la présentation des différents documents commerciaux qui doivent être établis et signés au moment de la commande. En effet, de bonnes conditions générales de vente présentées uniquement au moment de la facturation n’ont quasiment aucune valeur.
