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Déclaration Sociale Nominative (DSN)


Les employeurs doivent actuellement effectuer en moyenne une trentaine de déclarations sociales auprès de divers organismes et à des échéances différentes. Dans un souci de simplification, ces déclarations seront remplacées, au 1ier janvier 2016, par la déclaration sociale nominative dite la « DSN », une déclaration unique, mensuelle et dématérialisée.

I. Comment fonctionne la DSN ?

La DSN est générée à partir des données rentrées dans le logiciel de paie et envoyée par voie électronique à l’administration. La DSN est une déclaration unique et mensuelle. Elle permet, en une seule transmission, d’envoyer aux différents organismes sociaux les informations qu’ils exigent (identification de l’employeur et du salarié, emploi occupé, rémunérations versées, etc.).

Cette nouvelle déclaration comporte deux volets :

1. La déclaration mensuelle

La DSN doit être effectuée le 5 du mois qui suit celui pour lequel elle est établie (par exemple, le 5 décembre pour les paies du mois de novembre) pour les employeurs payant leurs cotisations sociales mensuellement à cette date, ou, dans les autres cas, le 15 du mois.

Important : L’échéance, mensuelle ou trimestrielle, des paiements des cotisations sociales n’est pas remise en cause par la DSN.

2. La déclaration des événements

Les événements ponctuels (arrêt et reprise du travail en cas de maladie, maternité, paternité, adoption, d’accident du travail ou de maladie professionnelle ; fin d’un contrat de travail), ils sont déclarés par le biais de la DSN, de manière dématérialisée, dans les 5 jours ouvrés (ce qui exclut, en principe, les samedis et dimanches) suivant l’événement.

À savoir : Pour les arrêts de travail qui donnent lieu à subrogation des indemnités journalières de la sécurité sociale, la déclaration est faite par la DSN mensuelle.

L’employeur qui met en place la DSN doit en informer ses salariés. Cette communication doit porter, entre autres, sur les données personnelles contenues dans cette déclaration ainsi que sur les modalités d’exercice des droits d’accès et de rectification de ces données.

II. Déclaration des événements ponctuels

Attention : A partir du moment où la DSN sera obligatoire, l’employeur qui transmettra une déclaration hors délai ou inexacte sera redevable d’une pénalité de 7,50 €, respectivement par salarié ou par inexactitude, dans la limite toutefois de 750 € par déclaration (8,00 € dans le régime agricole dans la limite de 760 €). Quant à celui qui effectuera ses déclarations par un autre moyen, il se verra appliquer une pénalité de 2,50 € par salarié.

Cette nouvelle procédure implique une application rigoureuse et une méthodologie stricte quant à la collecte des éléments et informations que vous aurez à nous communiquer pour l’établissement des feuilles de paye de vos salariés et de vos déclarations sociales et des événements ponctuels :

Exemple :

① Embauche d’un salarié : > Copie de la carte d’identité > Copie de la carte vitale et attestation Sécurité Sociale

② Arrêt de travail d’un salarié : > Arrêt de travail initial > Les prolongations et reprises

③ Fin de contrat d’un salarié : > Tous les éléments à l’origine de la fin du contrat : fin de CDD, démission, rupture conventionnelle, etc…

Ces déclarations doivent être faites dans les 5 jours ouvrés de l’évènement, sous peine d’une amende.

A titre d’information, nous vous précisons que toutes les déclarations devront être télédéclarées mensuellement. Cependant le paiement des cotisations dues suivra la périodicité actuelle (mensuelle ou trimestrielle), sauf pour les cotisations retraite qui seront dues mensuellement pour toute entreprise de + de 9 salariés

Toutes ces déclarations ne pourront donc plus être établies par les entreprises, de même que les déclarations de salaires.

Dès que les données du mois seront transmises par la DSN, les feuilles de paie ne pourront plus être modifiées. Les corrections seront faites sur le mois qui suit la dernière transmission de la DSN.

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