Frais de véhicules dans un BNC : Passage du barème kilométrique aux frais réels (ou inversement) ?

Il est possible de passer du régime des indemnités kilométriques aux frais réels pour une activité déclarée en BNC (Bénéfices Non Commerciaux), mais ce changement constitue une modification des modalités de détermination des frais professionnels. Cela doit respecter certains principes comptables et fiscaux.

Conditions et règles pour le changement

• Motivation du changement

Le passage aux frais réels doit être justifié par la volonté d'une meilleure adéquation avec la réalité économique de l'activité. Par exemple, si les frais réels (carburant, assurance, entretien, amortissement du véhicule) sont supérieurs aux indemnités calculées via le barème kilométrique, ce passage peut être pertinent.

• Principe de cohérence

Une fois le passage aux frais réels effectué, il faut conserver cette méthode dans les années suivantes, sauf justification particulière. Ce principe découle de la règle comptable de permanence des méthodes.

• Formalisation et transparence

Ce changement doit être documenté et mentionné dans les annexes comptables ou une note explicative à joindre à la déclaration fiscale (formulaire 2035).

• Respect des règles fiscales

Les frais réels doivent être strictement justifiés par des documents probants (factures de carburant, d'entretien, d'assurance, relevés de péages, etc.). Si le véhicule est en usage mixte (professionnel et personnel), seuls les frais correspondant à l'usage professionnel sont déductibles. Une répartition doit être calculée, souvent sur la base d'un carnet de bord ou d'une estimation raisonnable.

Synthèse

Aspect	Indemnités kilométriques	Frais réels
Avantages	Simplicité de calcul.	Prise en compte des coûts réels. Plus avantageux pour un usage professionnel important.
Inconvénients	Peu avantageux pour les véhicules coûteux ou à fort usage.	Gestion administrative lourde (justificatifs). Nécessite une répartition usage privé/professionnel.

Conseils pratiques

• Peut-on opter une année pour le barème et l’année suivante pour les frais réels ?

Oui l’option est annuelle et il est possible d’une année sur l’autre de changer de méthode. En revanche, si une méthode est choisie au titre d’une année, elle doit être appliquée tout au long de l’année, même en cas de changement de véhicule.

• Comment opter pour le barème kilométrique ?

L’option pour l’application du barème résulte de deux choses :

1. La non-comptabilisation des frais couverts par le barème dans un compte de charge (ils doivent être enregistrés en prélèvements personnels au compte de l’exploitant) ;

2. La déduction en ligne 23 de la déclaration 2035-B du montant des indemnités kilométriques calculées.

• Frais réels : cohérence entre utilisation professionnelle et personnelle

L'administration fiscale peut vérifier la cohérence entre les frais déclarés et l'utilisation effective du véhicule à titre professionnel. Tenez à jour un carnet de bord mentionnant les trajets professionnels.